AI HEROES
Poland
Zapisz się za darmo

Polityka Prywatności dla Programu „AI Heroes Poland”

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych Uczestników i użytkowników serwisu ai-heroes.pl (zwanego dalej „Serwisem”), prowadzonego w ramach programu edukacyjnego „AI Heroes Poland” (dalej: „Program”), którego operatorem jest CloudTeam Sp. z o.o.

1. Administrator danych
  1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem Serwisu i organizacją Programu „AI Heroes Poland” jest:
  • CloudTeam Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
    z siedzibą w Warszawie,
    Plac Konesera 9, 03-736 Warszawa,
    KRS: 0000276018, NIP: 5252388265, REGON: 140903162
  • (dalej: „Administrator” lub „my”)
  1. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych w Programie można się z nami skontaktować:
  • mailowo: prywatnosc@cloudteam.pl
  • pocztą tradycyjną:w. (z dopiskiem „Ochrona danych – AI Heroes”)
  1. Administrator nie powołał imiennie inspektora ochrony danych (IOD). Wszelkie obowiązki związane z ochroną danych realizuje dedykowany zespół CloudTeam, przeszkolony w zakresie RODO.
2. Cel, zakres i podstawa przetwarzania danych
2.1. Dane zbierane w Programie
  1. Formularz rejestracyjny
    Aby wziąć udział w Programie „AI Heroes Poland”, uczestnik (dalej „Uczestnik”) wypełnia formularz rejestracyjny dostępny w Serwisie. Wymagamy podania:
  • Imienia i nazwiska,
  • Adresu e-mail.
  • Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), którą zawieramy z Uczestnikiem w momencie akceptacji Regulaminu Programu.
  1. Opcjonalne dane dodatkowe
  • Numer telefonu – pobieramy go tylko od laureatów nagród w konkursach (np. AI Hero Miesiąca) w celu realizacji wysyłki przesyłki kurierskiej lub do Paczkomatu. Podstawą prawną może być tu niezbędność do realizacji umowy lub zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), w zależności od organizacji konkursu.
  • Konto w Erudis.AI – założenie konta w systemie Erudis.AI (należącym do CloudTeam) jest opcjonalne. Erudis.AI posiada własną Politykę Prywatności, którą należy zaakceptować przy rejestracji. Dane konta Erudis.AI nie są automatycznie integrowane z danymi z formularza rejestracyjnego w Serwisie (bazy danych są rozłączne).
  1. Dane komunikacyjne (e-mail, korespondencja)
    W ramach Programu wysyłamy do zarejestrowanych Uczestników informacje organizacyjne o terminach sesji, linkach do spotkań, materiałach, konkursach itp. Podstawą prawną jest umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) i uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w utrzymaniu sprawnej komunikacji.
  2. Dane o aktywności w Programie
    Gromadzimy minimalne dane o frekwencji (np. czy Uczestnik wziął udział w sesji live, pobrał materiały on-demand), by móc podsumować wyniki Programu i ewentualnie wyłonić laureatów konkursów aktywnościowych. Nie używamy w tym celu żadnych technik sztucznej inteligencji czy automatycznego profilowania, a jedynie proste rejestry obecności. Podstawą prawną jest umowa (realizacja Programu) i/lub uzasadniony interes (raportowanie).
  3. Brak dalszego przetwarzania w celach marketingowych
    Dane Uczestników nie są wykorzystywane do marketingu podmiotów trzecich. Możemy natomiast informować Uczestników (na podstawie uzasadnionego interesu lub posiadanych zgód) o innych inicjatywach szkoleniowych CloudTeam, jeżeli mieszczą się one w ramach tzw. soft opt-in (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zawsze zapewniamy możliwość rezygnacji z takiej komunikacji.
2.2. Okres przechowywania
  1. Dane rejestracyjne przechowujemy przez cały okres trwania Programu oraz do 12 miesięcy po jego zakończeniu (celem obsługi ewentualnych zapytań, reklamacji i raportowania wyników Programu).
  2. Po tym czasie dane będą trwale usuwane lub anonimizowane, chyba że obowiązujące przepisy prawa (np. podatkowe, księgowe) będą wymagały ich dłuższego przechowywania, albo Uczestnik wyrazi odrębną zgodę na dalszy kontakt (np. w celu udziału w przyszłych edycjach AI Heroes).

3. Przetwarzanie danych w systemach i przez podmioty zewnętrzne

3.1. Hosting i CRM
  1. Microsoft Azure
    • Serwis ai-heroes.pl może być hostowany na serwerach Microsoft Azure zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (np. region EU West / North).
    • Dane rejestracyjne (imię, nazwisko, e-mail) przechowujemy również w bazie danych powiązanej z Azure, co pozwala nam zarządzać listą Uczestników i prowadzić bieżącą komunikację.
  2. CRM Pipedrive
    • Dane Uczestników mogą być wprowadzone do CRM Pipedrive (działającego w UE), aby zorganizować proces obsługi Programu (np. kontakt mailowy, planowanie wysyłek).
    • Pipedrive działa jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie CloudTeam (na podstawie umowy powierzenia).
3.2. Narzędzia mailingowe i komunikacyjne
  • Możemy korzystać z dedykowanych narzędzi (np. Microsoft Outlook 365), aby wysyłać masowe wiadomości informacyjne o Programie. Te systemy działają na serwerach zlokalizowanych w UE/EOG.
3.3. Brak transferu poza EOG
  • Nie przekazujemy danych Uczestników do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, chyba że byłoby to konieczne w konkretnych, jednostkowych przypadkach (np. prośba samego Uczestnika spoza EOG). W takiej sytuacji podejmujemy odpowiednie środki ochrony prawnej (standardowe klauzule umowne). Na dzień publikacji niniejszej Polityki brak takich planów.
3.4. Podmioty wspierające
  • AI – Uczestnicy mogą założyć opcjonalne konto w platformie Erudis.AI, należącej do CloudTeam. Erudis.AI posiada własną Politykę Prywatności, a dane kont w Erudis nie są automatycznie łączone z danymi z Serwisu ai-heroes.pl.
  • Podmioty kurierskie – przy wysyłce nagród do laureatów konkursów możemy udostępniać numer telefonu i adres do firmy kurierskiej (lub innego operatora przesyłek), wyłącznie w celu dostarczenia nagrody.
4. Pliki cookies i narzędzia analityczne
  1. Pliki cookies
    • Serwis ai-heroes.pl może korzystać z plików cookies niezbędnych do prawidłowego działania strony (tzw. cookies sesyjne lub funkcjonalne).
    • Użytkownik może zablokować lub ograniczyć obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki, jednak może to wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.
  2. Google Analytics
    • Korzystamy z Google Analytics, które gromadzi anonimowe informacje o odwiedzinach w Serwisie (np. liczba wizyt, czas spędzony na stronie, rodzaj urządzenia itp.).
    • Dane z Google Analytics mogą być przechowywane na serwerach Google zlokalizowanych w UE lub w USA (przy czym Google deklaruje odpowiednie zabezpieczenia).
    • Google Analytics może zbierać adres IP, który jednak jest anonimizowany w raportach. Podstawą prawną przetwarzania w tym zakresie jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na analizie ruchu i optymalizacji Serwisu.
  3. WordPress
    • Serwis może działać na silniku WordPress, który domyślnie używa cookies sesyjnych w celu zapewnienia prawidłowej obsługi witryny. Nie przechowujemy w nich żadnych danych osobowych pozwalających na identyfikację tożsamości użytkownika, o ile sam nie zaloguje się do panelu WordPress (co w Programie raczej nie ma miejsca).
  4. Zarządzanie cookies
    • Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia przeglądarki, aby ograniczyć lub całkowicie zablokować pliki cookies. Szczegółowe informacje o tym, jak to zrobić, dostępne są w instrukcji danej przeglądarki (np. Chrome, Firefox, Safari, Edge).
    • Zablokowanie cookies może uniemożliwić poprawne działanie niektórych funkcji serwisu (np. zapamiętywanie ustawień użytkownika).
5. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO (Rozporządzenie 2016/679) każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

  1. Prawo dostępu – uzyskania potwierdzenia, czy Administrator przetwarza dane osobowe danej osoby, a jeśli tak – informacji o zakresie i kopii tych danych.
  2. Prawo sprostowania – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, jeśli są nieaktualne lub niekompletne.
  3. Prawo usunięcia (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”) – żądania usunięcia danych w przypadkach określonych w art. 17 RODO (np. dane nie są już potrzebne do celów, w jakich zostały zebrane).
  4. Prawo ograniczenia przetwarzania – w sytuacjach określonych w art. 18 RODO (np. kwestionowanie poprawności danych, wniesienie sprzeciwu).
  5. Prawo do przenoszenia danych – otrzymania w ustrukturyzowanym formacie danych, które osoba dostarczyła nam na podstawie zgody lub umowy, i przesłania ich innemu administratorowi.
  6. Prawo sprzeciwu – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją danej osoby, jeśli przetwarzamy dane na podstawie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  7. Prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), przy czym cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej.
  8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeśli osoba uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt pod adresem e-mail: info@cloudteam.pl lub listownie na adres siedziby CloudTeam. Możemy poprosić o podanie informacji dodatkowych celem weryfikacji tożsamości osoby występującej z żądaniem.

6. Dobrowolność podania danych i konsekwencje ich niepodania
  1. Podanie imienia, nazwiska i adresu e-mail jest konieczne, aby zapisać się do Programu (zawarcie umowy o świadczenie usług edukacyjnych). Niepodanie tych danych uniemożliwi udział w Programie.
  2. Numer telefonu jest wymagany wyłącznie w sytuacji, gdy Uczestnik jest laureatem konkursu i oczekuje dostarczenia nagrody kurierem lub do Paczkomatu. Brak podania telefonu (i ewentualnie adresu) może uniemożliwić wysyłkę nagrody.
  3. Udzielenie dodatkowych zgód (np. na otrzymywanie newslettera o nowych szkoleniach CloudTeam) jest dobrowolne i nie warunkuje udziału w Programie.
7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
  1. W ramach Programu „AI Heroes Poland” nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzjiw rozumieniu art. 22 RODO.
  2. Nie prowadzimy profilowania opartego na sztucznej inteligencji ani żadnych mechanizmów wywołujących skutki prawne lub istotnie wpływających na Uczestników.
  3. Ocenę aktywności (np. w konkursie „AI Hero Miesiąca”) prowadzi upoważniony personel, kierując się jasnymi, opisanymi kryteriami (np. liczba obejrzanych sesji). Dane analizujemy manualnie lub w prostym arkuszu kalkulacyjnym, nie używając algorytmów AI.
8. Bezpieczeństwo przetwarzanych danych
  1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem.
  2. Bazy danych są chronione poprzez kontrolę dostępu (loginy/hasła), szyfrowanie transmisji (protokół TLS/SSL), a dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione.
  3. Uczestnicy powinni zachować ostrożność przy korzystaniu z publicznych sieci Wi-Fi, stosować aktualne oprogramowanie antywirusowe i nie udostępniać osobom trzecim haseł czy linków do prywatnych sesji Programu.
9. Zmiany w Polityce Prywatności
  1. Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania do zmian prawnych lub organizacyjnych (np. włączenie nowych funkcjonalności Serwisu).
  2. Informacja o wprowadzonych zmianach zostanie opublikowana w Serwisie i wejdzie w życie w terminie w niej wskazanym (z reguły 14 dni od ogłoszenia).
  3. Dalsze korzystanie z Serwisu i uczestnictwo w Programie po wejściu zmian w życie oznacza akceptację nowego brzmienia Polityki.
10. Kontakt

W razie pytań, uwag lub wątpliwości dotyczących niniejszej Polityki Prywatności lub szerzej – przetwarzania danych osobowych w Programie „AI Heroes Poland”, prosimy o kontakt:

Data aktualizacji: 1 kwietnia 2025 r.